Opérateur de saisie : 5 points à connaître sur ce métier
Également appelé « opérateur de numérisation de documents », un opérateur de saisie est un agent administratif qui est spécialisé dans la saisie informatique. Avec son clavier d’ordinateur, il rentre les données dans la machine ou saisit des documents nécessaires à l’entreprise. Il se charge aussi d’alimenter et de gérer la base de données pour garantir une circulation fluide des informations en interne ainsi qu’en externe. Pour en savoir davantage, cette fiche métier met en avant 5 points concernant l’opérateur de saisie.
Les missions de l’opérateur de saisie
La mission principale d’un opérateur de saisie est d’alimenter les bases de données de la société dans laquelle il exerce. Son objectif est de classer et vérifier les documents, d’assurer la mise à jour et l’enregistrement des données numériques au fur et à mesure. Il peut effectuer son travail dans différentes structures comme des cabinets d’avocats, de comptables, de médecins ou encore à la banque. D’ailleurs, si l’opérateur de saisie doit travailler dans une banque, il devra maîtriser les outils informatiques spécifiques à l’entreprise. Généralement, il effectue son travail dans un bureau au sein d’une équipe, mais il existe également des opérateurs de saisie en ligne.
Ses principales activités
À part la mise à jour constante des données, la saisie informatique et la classification des documents de la société, l’opérateur de saisie est chargé d’effectuer certaines activités administratives comme :
- la réception des documents à traiter ;
- la vérification du contenu des informations suivi d’une correction en cas d’erreurs ;
- la prise de note sous la dictée et la retranscription d’une réunion ;
- la mise en forme des documents pour un rendu avec des informations claires et lisibles ;
- le contrôle des informations et le suivi des modifications.
Grâce à son savoir-faire et à son expérience en numérisation, l’opérateur de saisie peut s’adapter aux différentes structures. Il travaille essentiellement dans les grandes entreprises et les PME ou à domicile par le biais du télétravail.
Les compétences et les qualités nécessaires
Un opérateur de saisie doit être rigoureux pour saisir les informations professionnelles, ordonner les différents documents de manière impeccable et organiser les tâches qui lui sont assignées à la perfection. Mais ce n’est pas tout, car il doit aussi posséder les compétences suivantes pour bien exercer son travail :
- maîtriser les méthodes modernes et efficaces de classement et d’archivage ;
- savoir utiliser les logiciels de transcription administrés par la société ;
- assurer une prise de notes et de retranscription rapide ;
- avoir la capacité de rédiger des comptes rendus de réunion fidèles et précis ;
- fournir un travail organisé et savoir hiérarchiser ses tâches ;
- avoir d’excellentes connaissances grammaticales, orthographiques et linguistiques ;
- maîtriser le traitement de texte, de tableurs, etc.
Un plus serait de développer un sens du détail remarquable pour prévenir les différentes erreurs pouvant apparaître dans divers documents professionnels.
Études et formation pour devenir un opérateur de saisie
Bien que cela dépende de l’entreprise que vous souhaitez intégrer, un opérateur de saisie possède généralement un niveau BAC ou BAC+2 pour exercer son métier. Mais pour avoir toutes les chances de votre côté, il est préférable de vous munir d’un BAC professionnel secrétariat. D’autres alternatives comme le BAC technologique STG en rapport avec le management et la gestion peuvent aussi être mises en avant pour accéder à l’emploi.
